پس از به وجود آمدن يك جهش عظيم در فناوري جهان و به خصوص علوم رايانه یي در آغاز قرن 21، فرصتي پيدا شد تا تقريبا تمام شركت هاي اداري و تجاري در دنيا، به خصوص در دولت های پيشرفته، كار خود را با سيستم هاي رايانه یي انجام دهند.

اکنون پس از گذشت بيش از يك دهه از آن دوران، دوباره زمان آن رسيده تا شركت ها و سازمان ها براي به خدمت گرفتن فناوري هاي جديدتر، دست به جيب شوند. آماري كه شركت اينتل از ركورد فروش محصول Q2 خود، يعني پردازنده هاي قوي Atom ارايه داده است، نشان مي دهد كه يك بار ديگر، خريد رايانه هاي جديد، به خصوص لپ تاپ ها، در حال اوج گيري است.

اما اين شركت ها مي خواهند صرف اين هزينه ي زياد براي به روز آوري سيستم هاي رايانه یي را تا جايي كه ممكن است به تاخير بيندازند.

در كنفرانس توسعه دهندگان جهاني مايكروسافت، اين شركت طي گزارشي اعلام كرده است كه در دنيا، عمر ميانگين رايانه هاي امروزي 4/4 سال بيش تر نيست و اين عدد تقريبا نزديك به پيش بيني كارشناسان براي حداكثر عمر يارانه ها می باشد، آن ها اعتقاد دارند حداكثر عمر سيستم هاي رايانه یي، 5 سال است.

این حقيقتي است كه با خارج شدن اقتصاد از ركود، خود را بيش تر به صاحبان كسب و كار تحميل خواهد كرد.

رانجيت آتوال، تحليل گر تحقيقات پايه در شركت گارتنر، مي گويد: «در بازار رايانه هاي حرفه یي، تعيين عمر رايانه ها،در نهایت منجر به تعويض آن ها خواهد شد. سازمان ها اين مطلب را در می یابند كه بدون صرف هزينه هاي بيش تر، افزايش دوره ی زندگي رايانه ها بسيار سخت تر خواهد شد.

چرا تعويض؟

قديمي شدن سخت افزار، تنها دليل فشار آوردن به شركت ها براي تعويض دستگاه هاي آن ها نيست، بلکه سيستم هاي قديمي بعيد است بتوانند از سيستم عامل های جديدتر پشتيباني كنند.

هرچند معمولا شركت هاي توليد كننده ی سيستم عامل در جهان، مثل مايكروسافت، نسخه هاي تطبيقي براي سازگاري سخت افزارهاي قديمي با سيستم عامل های جديد خود، ارايه مي دهند، اما همزمان از كاربران مي خواهند تا با سرعت تمام، به سمت استقرار سيستم عامل های جديد حركت كنند.

متخصصان IT بسيار محتاط هستند

ديل ادواردز، معاون فناوري اطلاعات گروه iMed، كه يك شركت فناوري پزشكي با حدود 150 نفر پرسنل در هوستون آمريكا است، مي گويد: «هنگامي كه شما از ویندوز XP به 7 حركت مي كنيد، نياز است تا سخت افزار نيز ارتقا پيدا كند، هنگامي كه ما فايل هايي را دريافت مي كنيم كه نمي توانيم آن ها را بخوانيم، مجبوريم تا سيستم هاي خود را به روز كنيم. تا آن زمان، ما مجبور می شویم لوازم مورد نظر را خريداري كنيم و از XP استفاده كنيم.»

حتي اگر سخت افزارها كار كنند، پشتيباني براي سيستم عامل قديمي، مدت زمان بيش تري ادامه نخواهد داشت. پشتيباني از نسخه ی SP2 ويندوز XP در سال 2010 و پشتيباني از نسخه SP3 ويندوز XP در سال 2014 توسط مايكروسافت پايان يافت و اين بدان معنا است كه سيستم هاي رايانه یي مبتني بر اين سيستم عامل، ديگر به روز نشده و تهديد هاي امنيتي، آسيب پذيري آن را بسيار بالا خواهند برد.

چه به وسيله ي ايرادات سخت افزاري و چه به لحاظ پشتيباني نشدن نرم افزاري، شما بايد سيستم هاي رايانه یي خود را تعويض كنيد. رايانه هاي جديد با پردازنده هاي چند هسته یي، سرعت عملكرد بالاتري داشته و گرافيك بهتري براي پخش تصاوير دارند، همچنین بهره وري انرژي در آن ها بهبود يافته و گزينه هاي اتصال و ارتباط جديدي دارند. به این ترتیب كاربر مي تواند تجربه دلپذيرتري از تصاوير نمايش داده شده در يك LCD عريض داشته باشد.

سخت افزار جديد قادر به باز كردن دريچه یي تازه به نوآوري هاي نرم افزاري خواهد بود، نوآوري هايي مانند؛ برنامه هايي كه براي سيستم هاي 64 بيتي قوي، به صورت انحصاري طراحي شده اند.

مطالعاتي كه توسط شركت تحقيقات بازار Techaisle و سان خوزه انجام گرفته است، نشان مي دهد که تعويض سيستم هاي رايانه یي 5 ساله با رايانه هاي 2 ساله مي تواند براي يك شركت، به ازاي هر دستگاه، معادل 1500 دلار در همان سال اول خريد، صرفه جويي در بر داشته باشد. (هم از نظر داشتن دستگاه با عمر پايين تر و هم از لحاظ هزينه ی تعميرات)

در ايران نيز روند به روزسازي سيستم هاي رايانه یي آغاز شده است. كشور ما  نیز در این فرآیند به عنوان وارد كننده ی كالاهاي لوكس شناخته مي شود.

اما به مرور زمان و همراه با توسعه ی ارتباطات و مخصوصا ارتباطات در بستر اينترنت كشور، لزوم همگام سازي سطح سخت افزارها و نرم افزارهاي مورد نياز نيز ضروري استنباط شده و ادارات دولتي و سازمان ها با شتاب بيش تري به سمت آن حركت كردند.

روند به روز رساني سيستم هاي رايانه یي در كشور ما متاثر از دو عامل قوي ارتقاي امنيت در برابر فضاي شبكه یی اينترنت و تسهيل نامه نگاري هاي اداري از طريق سيستم اتوماسيون اداري مي باشد.

هرگاه صحبت از امنیت سیستم های کامپیوتری به میان می آید، ناخودآگاه ویروس های رایانه یی خود را مطرح می کنند. ویروس ها کارکردهای متفاوتی دارند. برخی به دنبال تخریب، سرقت و یا حذف اطلاعات می باشند، برخی به دنبال مزاحمت و برخی دیگر نیز به دنبال ضربه زدن به سیستم های حیاتی و حساس کشور و یا از بین بردن اطلاعات می باشند.

يك کارشناس پیشگیری از جرایم سایبری پلیس فضای تولید و تبادل اطلاعات ناجا (فتا) با اشاره به این موضوع که امنیت سیستم‌های کامپیوتری فقط مختص به ویروس‌ها و تروجان‌ها نیست،گفت: امنیت سیستم‌های کامپیوتری را می توان به دو بخش تقسیم کرد. سیستم‌های خانگی و شخصی، سیستم‌های سازمانی و مرتبط با حوزه ی کاری.

وی امنیت در سیستم های اداری و کاری را نیز بسیار مهم و حیاتی دانست و افزود: بخش بزرگی از امنیت اطلاعات مهم و محرمانه در محیط کار بر عهده ی مسوولین IT مثل شبکه های کامپیوتری، امنیت نرم افزار و بانک اطلاعاتی است و حفاظت فیزیکی سیستم های اداری با  حراست ادارات می باشد.

کارشناس پلیس فتا راه اندازی شبکه ی داخلی یا اینترانت را یکی از راه کارهای موثر در بالا بردن میزان امنیت سیستم های کاری دانست و گفت: اینترانت، شبکه‌یی محلی و محدود بوده که برای یک موسسه یا شهر، شرکت یا کلاً یک فضای کوچک تر تعریف می شود. برای ورود به اینترانت باید نام کاربری و رمز عبور داشته باشیم. همین امر می تواند تا حد بسیار زیادی تضمین کننده ی امنیت این شبکه باشد. هدف اصلی از ارائه ی این سرویس ایجاد زیرساختی اختصاصی و مستقل از اینترنت جهت تبادل اطلاعات و به اشتراک گذاری است. در نتيجه به روزرسانی سيستم ها و تجهيزات رايانه یي امري اجتناب ناپذير به نظر مي رسد.

وی ادامه داد: مدیران IT باید نسبت به محرمانگی (اطمینان از اینکه اطلاعات فقط در دسترس افراد مجاز قرار دارد)، صحت (تامین صحت، دقت و کامل بودن اطلاعات و روش های پردازش آن ها)، دسترس پذیری (اطمینان از این که کاربران مجاز در صورت نیاز به اطلاعات و دارایی های مربوطه به آن ها دسترسی دارند) تلاش کنند.

این کارشناس پیشگیری از جرایم سایبری پلیس فتا افزود: در صورت ذخیره سازی اطلاعات حساس و مهم کاری می‌توان از حافظه های جانبی از قبیل هارد های اکسترنال، فلش مموری ها و یا لوح های فشرده استفاده کرد. البته حفاظت فیزیکی این حافظه ها نیز بسیار مهم و حیاتی است که نباید این قبیل اطلاعات دسته بندی شده مهم که بر روی سی دی، فلش مموری و یا هارد اکسترنال ذخیره شده در دسترس عموم کارکنان باشد.

 وی با اشاره به لزوم استفاده از سیستم های حفاظتی سخت افزاری و نرم افزاری پيشرفته و به روز، گفت: انتصاب و تعیین افرادی به عنوان مسوول کنترل، حفاظت وپشتیبانی نرم افزارها، تهیه ی نرم افزارهای پشتیبان و حفاظت آن ها، تنظیم لیست برنامه های حیاتی و مهم سازمان و ذخیره سازی و نگهداری اطلاعات و برنامه های حساس و مهم از جمله اقدامات پیشگیرانه در جهت بالا بردن امنیت می باشند.

بنابراین در كشور ما نيز اهتمام لازم براي استفاده از فناوري هاي جديد يارانه یي شكل گرفته و ايجاد پليس فتا نیز موید همين مطلب است.

امروزه، سیستم های اتوماسیون اداری، سیستم هايی جهانی هستند که وظیفه ی اصلی آن ها ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات است.

ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری از اهمیت فراوانی برخوردار است و رمز بقای سازمان ها و تداوم فعالیت های آن ها، مجهز شدن آن ها به ابزارهای رقابتی عصر اطلاعات و ارتباطات؛ یعنی سیستم های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات به روز شده، می باشد.

درواقع محیط پررقابت کسب و کار و دگرگونی های این محیط در دهه ی ۱۹۹۰ (جهانی شدن اقتصاد و تبدیل اقتصادها و جوامع صنعتی به اقتصاد خدماتی برپایه ی دانش و اطلاعات) توجه به سیستم های اطلاعاتی را پراهمیت می کند.

بحث سیستم های اتوماسیون اداری که نوعی از سیستم های اطلاعاتی است، روز به روز اهمیت بیش تری می یابد، چنان که امروز سازمان ها می توانند در اغلب اوقات خود را در بالاترین میزان آمادگی برای مقابله با تغییرات محیطی و داخلی ببینند که از درجه ی بالایی از اتوماسیون سود برده باشند.

در دهه های ۱۹۷۰ کارایی کارخانه ها بین 85 تا 90 درصد بالا رفت، درحالی که کارآیی دفتری تنها ۴ درصــــد افزایش داشت، پس باید سیستم هایی به وجود مــــــی آمدند که موجب افزایش بهره وری و کارآیی دفاتر هم می شدند، از این رو، بعد از تکامل سیستم های پردازش داده (DPS)، سیستم های اطلاعاتی مدیریت و سیستم هــــای پشتیبــــــانی تصمیم گیری، سیستم های اتوماسیون اداری بــه وجود آمدند.

این سیستم ها از طریق فناوری اطلاعات، از امور اداری حمایت کرده و موجب افزایش کارآیی دفاتر می شوند.

کارآیی افزایش یافته، ناشی از تکامل تبادل اطلاعات و سرعت و صحت اطلاعات در داخل دفتر و بین دفاتر و محیط آن ها بوده و درنتیجه با ارائه ی اطلاعات بهتر برای تصمیم گیری می تواند به مدیر سود برساند.

اما باید توجه داشت که در حل یک مساله، بخش عمده یی از آن ازطریق ارتباطات بین فردی حاصل می شود.

مدیر و کارشناس اطلاعات باید به اتوماسیون اداری، به عنوان ابزارهای مکمل چنین ارتباطات بین فردی بنگرند و درعین حال که کاربردهای اتوماسیون اداری موجب کارایی و صرفه جویی هزینه ها و افزایش سرعت و ایجاد اداره بدون کاغذ می شود، از طرف دیگر موجب درهم و برهم شدن اسناد و پوشه ها به وسیله ی چاپگر رایانه، یا افزایش پیام های بی اهمیت و جزیی و پخش وسیع پیــام ها درمورد پست الکترونیک می شـــود.

متاسفانه مطالعات آماری فقط نشان دهنده ی این هستند که کاربرد اتوماسیون اداری درحال گسترش زیادی است، ولی این امر به ما نشان نمی دهد که آیا واقعا اتوماسیون اداری برای ادارات مفید است یا فقط طبق فناوری روز، ورود آن به ادارات دیده می شود.

در ايران، یکی از بزرگ ترين شركت نرم افزاري بخش خصوصي كشور، كه از سال 1366 كار خود را آغاز كرده است، توانست سيستم هاي تحت ويندوز را با توجه به تحولات فناوري و نياز مشتريان، به شكل سيستمي يكپارچه به بازار عرضه كرده و همين امر موجب پيشتازي اين حوزه بوده است.

یک موضوع مشخص

کمپانی هایی که طبق مطالعات آماری، اقدام به جایگزینی سیستم های اتوماسیون اداری در طیف وسیع می کنند، لزوماً موفق نیستند. بلکه مطالعات نشان داده است که بهترین کار درهر اداره، استفاده از اتوماسیون اداری در جایگاه مفید آن است و مورد نیاز آن است.

در مقاله ی بیزینس ویک اشاره شده، کمپانی هایی که بهترین اهداف را از به کارگیری اتوماسیون اداری کسب کرده اند و بالاترین کارآمدی را دارند، آن هایی هستند که مشخصاً از اتوماسیون اداری درجایگاه مربوطه استفاده می کنند.

در انتها بايد تاکید کرد، با وجود اين كه فناوري هاي سخت افزاري رايانه ها، نظير پردازنده ها، در انحصار كشورهاي معدود و خاصي است و به همين دليل مي توانند خود را در اين عرصه ابر قدرت جلوه دهند، اما توان فكري و علمي جوانان اين مرز و بوم توانسته است بارها قدرت خود را به رخ كشورهاي غربي كشيده و بيش از گذشته در اين زمینه شتاب گيرد.

بنابراین بهتر است که سازمان ها و ادارات نیز، از این توان خفته در بین جوانان بهره گیرند و هر چه زودتر به تکنولوژی های روز مجهز شوند.