رئیس اداره اسناد مدیریت امور اسناد و مطبوعات آستان قدس رضوی در گفت‌وگو با خبرنگار قدس با بیان این مطلب گفت: سابقه تأسیس این اداره (گروه اسناد) به حدود بیست سال قبل (یعنی سال 1376) برمی‌گردد به گونه‌ای که قبل از آن بخش مطبوعات آستان قدس رضوی در سازمان کتابخانه‌های این نهاد مقدس وجود داشت و در سال 1376 ابتدا مدیریت جدیدی به نام مدیریت امور اسناد و مطبوعات آستان قدس رضوی تشکیل شد که متعاقب آن این مدیریت دارای دو اداره (گروه) شد که عبارتند از: اداره امور اسناد و اداره امور مطبوعات.

«سالم حسین‌زاده» ادامه داد: عامل اصلی و یا به عبارت دیگر خمیرمایه اصلی ایجاد اداره (گروه) اسناد، وجود حدود هفتاد هزار برگ سند مربوط به تشکیلات اداری و دیوانی آستان قدس رضوی در دوره صفویه (سال‌های 907 تا 1145 هجری قمری) بوده است.

وی اضافه کرد: این اسناد دوره صفویه در سال 1349 هجری شمسی در جریان بازسازی و توسعه اماکن متبرکه حرم مطهر امام رضا(ع) در داخل کیسه‌های پلمب شده به همراه تعدادی از جزوات قرآنی در یکی از رواق‌های حرم مطهر در آن زمان پیدا شد و به کتابخانه آستان قدس رضوی منتقل شد.

تولد دوباره اسناد راکد

رئیس اداره اسناد مدیریت امور اسناد و مطبوعات آستان قدس رضوی اظهار داشت: از سال 1376 (حدود بیست سال قبل) با تشکیل این اداره (گروه اسناد) و افزایش اسناد تشکیلات اداری آستان قدس رضوی در دوره‌های افشاریه، قاجاریه، پهلوی اول و دوم، بتدریج این اسناد که قبلاً در بایگانی‌های راکد آستان قدس رضوی وجود داشت به این اداره (گروه اسناد) منتقل شد، ضمن اینکه بخش زیادی از اسناد اهدایی، مبادله‌ای و خریداری شده (از افراد و اشخاص یا گروه‌ها و مجموعه‌های مختلف) نیز به مجموعه اسناد موجود در این اداره اضافه شد.

حسین زاده عنوان کرد: از ابتدای جمع‌آوری اسناد تاکنون، یعنی تا ابتدای سال جاری (1396) حدود بالغ بر 14 میلیون برگ سند مکتوب در زمینه‌های گوناگون تاریخی، اجتماعی، سیاسی، اقتصادی، مذهبی و... جمع آوری شده و در اداره اسناد مطابق شرایط، ضوابط و استانداردهای مربوطه نگهداری می‌شود.

وی در ارتباط با تعریف خلاصه و جامع از «سند» اشاره کرد: سند به تمامی پرونده‌ها، نقشه‌ها، کلیشه‌ها، فیلم‌ها، عکس‌ها، تصاویر، مهرها، نوارهای تصویری و صوتی و منابع مختلفی که در قالب‌های مکتوب، دیجیتالی و الکترونیکی، صوتی و تصویری و... با قدمت و سابقه بیش از 30 سال طبقه‌بندی و دسته‌بندی می‌شوند، اطلاق می‌شود.

رئیس این اداره متذکر شد: به بیان دیگر به هر منبع آرشیوی (دارای اطلاعات) که حاوی اطلاعات مهم تاریخی، پژوهشی، اداری، علمی، سازمانی و تشکیلاتی و... باشد، «سند» گفته می‌شود که می‌توان در قالب‌های مذکور طبقه‌بندی کرد.

فرآیند دریافت و بررسی اسناد

حسین‌زاده در ارتباط با فرآیند دریافت و بررسی اسناد اظهار داشت: پس از آنکه یک منبع آرشیوی حاوی اطلاعات (با توجه به توضیحات داده شده) تحت عنوان یک سند به این اداره ارائه شد، ابتدا فرآیند ارزشیابی اسناد در این اداره انجام شده و منبع مربوطه مورد بررسی دقیق قرار می‌گیرد به این معنی که در این فرآیند بررسی می‌شود که چه اسنادی قابل نگهداری دائم و همیشگی بوده و چه اسنادی قابل نگهداری موقت و موردی و چه اوراقی به عنوان زائد محسوب می‌شوند.

وی در این زمینه همکاری سازمان‌ها، نهادها، اداره‌ها، بخش‌های گوناگون در مجموعه آستان قدس رضوی در زمینه‌های فرهنگی، اقتصادی، اجتماعی، اماکن متبرکه، اداری و سازمانی و...  را مهم دانسته و اظهار داشت: همکاری مجموعه‌ها و بخش‌های اشاره شده در فرآیند ارزشیابی اسناد بسیار مهم بوده و کمک شایان و قابل توجهی در این زمینه به شمار می‌آید.

رئیس این اداره افزود: اداره اسناد، دارای بخش‌های ارزشیابی و آماده سازی اسناد (پیش آرشیو)، نمایه سازی اسناد، اطلاع‌رسانی اسناد (آرشیو)، تاریخ شفاهی، کتابخانه تخصصی تاریخ و واحدهای مطالعات انقلاب اسلامی، مطالعات خاندانی و مطالعات مربوط به موقوفات آستان قدس رضوی و همچنین واحد اسناد دیجیتالی و واحد سندشناسی می‌باشد.

وی وظیفه اداره اسناد را جمع‌آوری، بررسی، صدور شناسنامه تفصیلی، فهرست نویسی، آماده‌سازی، ثبت و ضبط منابع ارزشمند تاریخی (آرشیوی)، نگهداری اسناد در شرایط مساعد و مناسب، تهیه پشتیبان از اسناد یا به عبارت دیگر اسکن کردن اسناد و در نهایت همکاری با پژوهشگران و محققان علوم مختلف تاریخی، اجتماعی، پژوهشی و... در مقاطع گوناگون تحصیلی (بویژه کارشناسی ارشد و دکتری) عنوان کرد.

وی با بیان اینکه شواهد و قراین تاریخی نشان دهنده حمله افغان‌ها به ایران و شهر اصفهان (حدود سال‌های 1140 تا 1145 هجری قمری) می‌باشد تصریح کرد: متأسفانه در این حمله تعداد بسیار زیادی از اسناد دربار صفویه از ساختمان چهل ستون اصفهان به داخل رودخانه زاینده رود ریخته شده و از بین می‌رود (کتاب اصفهان نیمه جهان- جابری انصاری) بنابراین در حال حاضر هیچ گونه سابقه‌ای از اسناد دوره صفویه در ایران (در این زمینه) وجود ندارد و 70 هزار برگ سند موجود از دوره صفویه در رابطه با تشکیلات اداری آستان قدس رضوی که هم اکنون در مرکز اسناد این نهاد مقدس نگهداری می‌شود، ارزشمندترین و تنهاترین نمونه باقیمانده از اسناد دوره صفویه در ایران می‌باشد.

حسین‌زاده متذکر شد: این 70 هزار برگ سند دوره صفویه علاوه بر نگهداری، مراقبت و حفاظت در شرایط مساعد و مناسب (مطابق استانداردهای لازم) در آستان قدس رضوی، به عنوان یکی از میراث‌های ملی و جهانی در سازمان علمی، فرهنگی، آموزشی ملل متحد (یونسکو) در سال 1390 هجری شمسی ثبت جهانی و بین‌المللی شد و اصطلاحاً به این موضوع، ثبت در حافظه جهانی گفته می‌شود.

رئیس این اداره درباره قدیمی‌ترین، جدیدترین و مهم‌ترین اسناد مکتوب موجود در مرکز اسناد آستان قدس رضوی خاطرنشان کرد: قدیمی‌ترین سند مکتوب، مربوط به سال 514 هجری قمری (دوره سلجوقیان) و در ارتباط با دریافت خراج و مالیات در شهرهای اسفراین و نیشابور می‌باشد، همچنین یک مجموعه 4000 برگی از اسناد مربوط به خوانین قشقایی (دوره قاجار) در منطقه داراب استان فارس جدیدترین اسناد این مرکز است که در اسفندماه سال 1395 به اداره امور اسناد تحویل داده شده است.

اسنادی از نظام دیوانی آستان قدس

حسین زاده، 70 هزار برگ سند مکتوب تشکیلات اداری، دیوانی و مالی آستان قدس رضوی در دوران صفویه که مربوط به اسناد بیوتات متبرکه حرم مطهر رضوی مانند: کتابخانه، بیمارخانه (دارالشفا)، چراغ خانه (روشنایی)، تشکیلات خدمه و خدام و... می‌باشد و همچنین مجموعه‌های اهدایی و خریداری شده مانند: اسناد سیاسی و اجتماعی منطقه سیستان و قاینات مربوط به دوره قاجار (از سال‌های 1209 تا 1338 هجری قمری) و اسناد و فرامین و احکام سلطانی در دوره‌های مختلف تاریخی (صفویه، افشاریه، قاجاریه) که بخشی از این فرامین و احکام مربوط به تشکیلات آستان قدس رضوی می‌باشد را به عنوان برخی از مهم‌ترین اسناد موجود در مرکز اسناد این نهاد مقدس معرفی کرد.

رئیس اداره اسناد مدیریت امور اسناد و مطبوعات آستان قدس رضوی در پایان از عموم مردم، زائران و مجاوران بارگاه ملکوتی امام هشتم(ع) درخواست کرد، در صورت در اختیار داشتن اسناد و مدارک ارزشمند (مکتوب و غیرمکتوب) در زمینه‌های مختلف تاریخی، مذهبی، ملی، سیاسی، اجتماعی، اقتصادی، علمی، آموزشی و... در صورت تمایل با مراجعه به سازمان کتابخانه‌ها، موزه‌ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی، مجموعه اسناد خود را به صورت وقفی، اهدایی و یا فروش (بعد از ارزشیابی و ارزیابی‌های لازم) به سازمان مزبور واگذار نمایند.

*اسناد به روایت آمار و ارقام

این کارشناس ارشد رشته تاریخ تعداد و میزان اسناد موجود در مرکز اسناد آستان قدس رضوی را تا ابتدای سال جاری (1396) به طور خلاصه به شرح ذیل اعلام کرد:

*بالغ بر 14 میلیون برگ سند مکتوب.

* بالغ بر 120 هزار قطعه عکس آنالوگ (از زمان دوره قاجاریه تاکنون).

* بالغ بر 80 هزار قطعه عکس دیجیتال.

* بالغ بر 14000 ساعت مصاحبه در تاریخ شفاهی (با بزرگان و پیشکسوتان تاریخی)

* حدود 10 هزار نوار صوتی (از سخنرانی‌های شخصیت‌های گوناگون).

* تعداد زیادی فیلم‌های پرژکتوری 8، 16 و 35 میلیمتری در ارتباط با حرم مطهر رضوی و بازسازی اماکن متبرکه و توسعه حرم منور امام رضا(ع) و در سایر موارد.

* تعداد زیادی نگاتیو از مجموعه حرم مطهر، مشهد، خراسان بزرگ و...

* تعداد زیادی فیلم‌های VHS و VCD و... در زمینه‌های مذهبی و گوناگون دیگر.