قدس آنلاین- در سال‌های اخیر، حتی پرداخت جریمه خودروها و یا قبوض خدماتی نیز به صورت سیستمی انجام می‌شود و دیگر برای ارائه درخواست نصب کنتورهای مختلف نیز، لازم نیست به اداره خدماتی مربوطه در منطقه خود مراجعه کنیم و تنها باید به صورت سیستمی این اقدام را پیگیری کنیم.

رمز بقای ادارات و سازمان‌های مختلف و ادامه موفقیت آمیز فعالیت‌های آن‌ها در گروی مجهز شدنشان به ابزارهای رقابتی عصر اطلاعات وارتباطات، یعنی سیستم‌های مرتبط با فناوری است. مجهز شدن ادارات به این سیستم‌ها را اتوماسیون اداری می‌گویند.

* اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری، شامل نرم افزاری است که دارای بخش‌های مختلفی مانند کارتابل، گردش کار، داشبورد مدیریتی و سایر موارد مشابه می‌باشد. استفاده کنندگان از این نرم افزار می‌توانند با ارسال نامه در کارتابل یکدیگر، بین بخش‌های مختلف یک سازمان، ارتباط ایجاد کنند.

حتی تلفن‌های گویا و اطلاعیه هایی که به صورت پیامک برای کارمندان و متقاضیان یک اداره یا سازمان ارسال می‌شود نیز، بخشی از اتوماسیون اداری محسوب می‌شود.

حجم کارها و اهمیت اطلاعات در تمامی سازمان ها، ادارات و شرکت‌ها با وجود استفاده از کارکنان متعدد شاهد رشدی روزافزون است. به این ترتیب برنامه‌ریزی، سازماندهی، کنترل و نظارت بر عملکرد فعالیت‌های درون سازمانی یکی از مهم‌ترین معیارها به حساب می‌آید و توسعه و کاربرد فناوری اطلاعات در سازمان‌های امروزی، پیش نیازی اساسی محسوب می‌شود.

پس طبیعی است که کشور ما نیز، از زمانی که در راه الکترونیک شدن گام برداشته، در سازمان‌ها و ادارات خود به سیستم اتوماسیون اداری مجهز شده باشد. اما اینکه اتوماسیون اداری تا چه اندازه جایگزین سیستم دفتری و سنتی گذشته شده است و تا چه اندازه توانسته بر سرعت اجرای کارهای ارباب رجوع بیفزاید، جای بسی تأمل دارد!

* مکملی بر سیستم دفتری ادارات

در کشورهای پیشرفته، با بهره‌گیری از اتوماسیون اداری، دیگر نیازی نیست برای پیگیری و پیشبرد کارهای اداری، مراجعات متعددی به سازمان یا اداره مربوطه داشت و درخواست‌ها بلافاصله به صورت الکترونیک به ثبت می‌رسند و پیگیری و بررسی می‌شوند. اما انتقادی که در کشور ما بر اتوماسیون‌های اداری وارد می‌شود، آن است که پس از ثبت درخواست‌های مختلف در اتوماسیون اداری، برای پیشبرد بهتر کار لازم است پس از ثبت درخواست خود، به صورت حضوری به مسئول مربوطه مراجعه کنیم و از او بخواهیم تا درخواست ما را بر روی سیستم اتوماسیون خود مشاهده و بررسی کند و در صورت لزوم برای پیگیری به بخش بعدی ارجاع دهد، زیرا در صورت مراجعه نکردن ما، ممکن است درخواستمان درون سیستم، ماه‌ها به صورت «در حال بررسی» باقی بماند!

* خلأ بزرگ در اتوماسیون اداری

در برخی موارد نیز، متولیان یک سازمان ملزم می‌شوند پس از ثبت یک درخواست به صورت سیستمی، آن را به صورت دفتری نیز ثبت کنند و در واقع اتوماسیون اداری تبدیل به مکملی برای سیستم دفتری قدیمی شده است.

این اتفاق بخصوص در اتوماسیون‌های دانشگاهی بسیار اتفاق می‌افتد. مثلاً برای بهره‌گیری از یک خدمت، پس از ارسال درخواست به صورت سیستمی، اگر به واحد مربوطه مراجعه نکنیم و از مسئول مربوطه درخواست چک کردن کارتابل سیستمی‌اش را برای رسیدگی به درخواستمان نداشته باشیم، ممکن است بررسی درخواست ما ماه‌ها طول بکشد و مشاهده و بررسی نشود.

به نظر می‌رسد که این یک خلأیی بزرگ در اتوماسیون اداری کشور است و هر چه سیستم‌ها به سمت هوشمندتر شدن می‌روند، پر کردن چنین خلأهایی سخت‌تر خواهد شد.

بنابراین در راستای بهبود اتوماسیون اداری کشور و رسیدگی بهتر و سریع‌تر به درخواست‌های ارباب رجوع در ادارات و سازمان‌های مختلف، لازم است آموزش‌های جامع‌تری به کارمندان ارائه شود و قوانین محکم تری در زمینه رسیدگی به درخواست‌های سیستمی برای آن‌ها وضع شود. شاید تنها در این صورت بتوان به پیشرفت بیشتر اتوماسیون اداری در کشور و هوشمندتر شدن آن در آینده‌ای نه چندان دور، امیدوار بود.