بهرام حسن‌زاده معاون آموزش و تحقیقات سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در مورد مزایای الکترونیک شدن اسناد با بیان اینکه در بحث الزام به ثبت رسمی اسناد مرحله بلوغ تقویم سند از ثبت سنتی به ثبت الکترونیک گذر کرده است، گفت: در قانون مدنی و قوانین ثبتی بسیاری بر این باور بودند که سند حتماً باید نوشته شده باشد، از این رو در بحث کتابت مشکلات زیادی همچون تغییر تاریخ، تغییر محتوا، تغییر متعامدان بسیار مطرح می‌شد.

معاون آموزش و تحقیقات سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ادامه داد: با توجه به افزایش ارزش ملک بازار دلالان و کلاهبرداران جرایم سازمان یافته برای سوءاستفاده از ضعف‌های ثبتی همواره وجود داشت.

الکترونیک شدن فرایندهای ثبتی بسیار راهگشا است

معاون سازمان ثبت اسناد و املاک کشور بابیان اینکه الکترونیک شدن فرایندهای ثبتی بسیار راهگشا است، گفت: پیش از این نیز سندهای الکترونیک پیش‌بینی شده بودند، سند تک برگ و سامانه ثبت آنی از سال ۱۳۹۰ توسعه و راه‌اندازی شد، اما به جهت اینکه بسیاری از دستگاه‌های اجرایی داده‌های محتوایی برای احراز سند الکترونیک را نداشتند راه به جایی نبرد.

اسناد الکترونیک خدشه ناپذیر هستند

وی در مورد یکی از ویژگی‌های سند الکترونیک گفت: مهمترین ویژگی سند الکترونیک آن است که بر مبنای چند اصل قانونی که مهمترین آن بحث خدشه ناپذیری است بنا شده است، خدشه ناپذیری یعنی اینکه شما نمی‌توانید محتوا و مندرجات سند را تغییر دهید. در اسناد الکترونیکی امضاها الکترونیک هستند از این رو قابلیت جعل را نخواهند داشت از سوی دیگر وقتی سند الکترونیک باشد دفاتر ثبت نیز الکترونیک خواهند شد.

اسناد الکترونیکی بار اثباتی بالایی دارد

حسن‌زاده گفت: یکی دیگر از ویژگی‌ها در حوزه سند الکترونیک که در قانون کاداستر هم پیش بینی شده این است که اسناد الکترونیکی بار اثباتی بالایی دارد و این بار اعتباری و استناد پذیری بالا به تمام دستگاه‌های اجرایی کمک می‌کند.

دستگاه‌های اجرایی حضور فیزیکی افراد را طلب نکنند

وی گفت: سازمان ثبت با توجه به هدف‌گذاری خود از جمله استناد پذیری بالا صدور اسناد خود را نیز به این سمت و سو برده است، اما باز هم نیاز دارد تا دستگاه‌های اجرایی مثل سازمان امور مالیاتی، وزارت صمت، وزارت امور اقتصاد و دارایی و بانک‌های کشور پای کار بیایند تا وقتی نیاز به استعلام است الکترونیک انجام شود و حضور فیزیکی افراد را طلب نکنند، به گونه‌ای که با استعلام شماره پیگیری یا شماره سند و یا کد ملی افراد از طریق سامانه‌ها نسبت به احراز سند و کارهای مرتبط با آن بشود اقدام کرد.

معاون آموزش و تحقیقات سازمان ثبت اسناد و املاک کشور گفت: در بسیاری از کشورها همزمان که اسناد الکترونیکی صادر می‌شود متقاضی می‌تواند به صورت اختیاری سند کاغذی هم از طریق سامانه‌های مرتبط را در اختیار داشته باشد که در کشور ما نیز باید قوانین و مقررات حدود دسترسی‌ها را مشخص کند.

حسن‌زاده با بیان اینکه از جمله ویژگی که سند الکترونیکی جدید دارد این نیست که سند تک برگ نشود هم زمان با تک برگ شدن سند داده‌ها و اطلاعات سند الکترونیک بروز رسانی و احراز سنجی می‌شود. از این رو متقاضی این دغدغه را ندارد که من سندی ندارم او می‌تواند از طریق سامانه‌ای مثل سامانه کاتب و ثبت من سند خود را پرینت گرفته و ببیند.

وی گفت: سازمان ثبت در هدف گذاری قبلی خود سند تک برگ را به عنوان برگ اوراق بهادار مهر دار کرده و لوگو و هولوگرامی بر روی آن قرار داده است، اما در حال حاضر یک کد رهگیری، یک هولوگرام خاص و کیو آر کدهای امنیتی وجود دارد که اصالت سند را می‌تواند به جاهای مختلف اثبات کند.

حسن‌زاده افزود: از این رو سند الکترونیک در امتداد سند تک برگ و ارتقا یافته آن است، یک هولوگرام و کدهای امنیتی خاصی سبب شده سند تک برگ در واقع یک نسخه ارتقا یافته از همان سند تک برگ باشد که با آن می‌توان اصالت سند را دقیق‌تر احراز کرد.

اسناد دفترچه‌ای قابلیت توثیق ندارد

وی با بیان اینکه اسناد دفترچه‌ای از قابلیت ارزش افتاده است و قابل استناد و توثیق نیست: گفت: اسناد دفترچه‌ای با توجه به مشکلی که در حدود ملک دارند قابل استناد نیستند. همزمان با آغاز قوه قضائیه با توجه به قانون الزام به تنظیم سند رسمی سند رسمی در حال ارتقای ویژگی‌های خود است و سند الکترونیک نیز در همین راستا بوده است.

دستگاه‌های اجرایی دیگر استعلامات را کاغذی انجام ندهند

حسن‌زاده در ادامه گفت: در راه تقویت و توسعه اسناد الکترونیک دو نکته مهم وجود دارد، اول اینکه در دستگاه‌های اجرایی خصوصاً دستگاه‌هایی که با سند مردم مثل بانک‌ها، سازمان امور مالیاتی و… ارتباط دارند از این پس دیگر استعلامات کاغذی صورت نگیرد.

افزایش آگاهی عمومی در توفیق اسناد الکترونیک مؤثر است

وی گفت: نکته دیگری که مورد توجه است اینکه مشارکت مردم و افزایش سطح آگاهی آن‌ها برای این موضوع بسیار نیاز است در این زمینه اطلاع رسانی به نحوی وسیع انجام شده و مزایای آن به تشریح در اختیار مردم قرار گیرد.