این نشست دوشنبه ۵ خرداد ۱۴۰۴ با هدف معرفی ابعاد مختلف طرح، تبیین اهداف کلان، تشریح ساز و کارهای اجرایی و بررسی اهمیت راه‌اندازی سامانه ثبت تجارب با حضور مدیران ارشد، میانی و عملیاتی آستان قدس رضوی در سالن جلسات سازمان مرکزی برگزار شد.
در ابتدای جلسه، دکتر مرتضی مرجوعی، معاون طرح و برنامه آستان قدس رضوی، با تأکید بر اهمیت سرمایه‌های تجربی مدیران سازمان، بیان کرد: مستندسازی تجربه‌ها از سطح مدیران آغاز خواهد شد تا ضمن شناخت دقیق‌تر فرآیند، به چارچوب‌های کاربردی در سطح کل سازمان برسیم. این مسیر از تجربه آغاز می‌شود و به الگوهای مدیریتی قابل تعمیم خواهد بود.
وی افزود: نخستین گام در ترویج فرهنگ تجربه‌نگاری، پایبندی مدیران به ثبت و مستندسازی تجارب است. این مسیر با آزمون و خطا کامل می‌شود و پس از آن می‌توان آن را در سطح تمامی کارکنان توسعه داد.
در ادامه نشست، کنویسی، مدیر توسعه و تحول اداری آستان قدس رضوی، با تبیین نگاه سه‌بعدی سازمان به مقوله مدیریت دانش، گفت: ما مدیریت دانش را از منظر پشتیبانی از تصمیم‌سازی، ارتقاء عملکرد سازمانی و انتقال تجربه دنبال می‌کنیم. متأسفانه در سال‌های اخیر در زمینه تجربه‌نگاری اقدام مؤثری انجام نگرفته و این طرح با هدف جبران این خلأ طراحی شده است.
وی افزود: تجارب ارزشمند کارکنان، پس از تحلیل و دسته‌بندی، می‌تواند به الگوهای مدیریتی قابل استفاده در سایر بخش‌های سازمان تبدیل شوند و نقش مؤثری در توسعه یادگیری سازمانی ایفا کنند.
در ادامه، نمایندگان مجری طرح، به معرفی سامانه «رویداد باتجربه» پرداختند. در این سامانه، تجربه‌ها به‌صورت ساختاریافته ثبت و بر اساس شاخص‌هایی مانند مسئله‌محوری، اثربخشی، کاهش هزینه، بهبود کیفیت خدمات و ارتقاء بهره‌وری دسته‌بندی و ارزیابی خواهند شد.
در پایان نشست، از مدیران خواسته شد تا با ورود به سامانه طراحی‌شده، تجربه‌ای حرفه‌ای یا میدانی از فعالیت‌های خود را ثبت کنند. همچنین اعلام شد که فراخوان رسمی برای مشارکت عمومی در این طرح به‌زودی منتشر خواهد شد.