شاید در دنیای امروز یعنی عصر رایانهها، اینترنت، انواع نرمافزارها و برنامههای رایانهای پیشرفته، هاردها و فایلهای الکترونیک و... سخن گفتن از نوشتن و ثبت دستی اسناد در دفاتر کاغذی، عجیب و غریب باشد، اما بهانه ارائه این نوشتار، وجود «خودنویس و شیشه جوهر مشکی» به همراه «دفاتر نسبتاً بزرگ و حجیم» با کاغذهای سفید رنگ چاپی در یکی از اتاقهای مدیریت امور اسناد و مطبوعات آستان قدس رضوی است. به گفته کسی که هر روز کاری با نوشتن این دفاتر سر و کار دارد، وی هفتهای سه مرتبه، محفظه و شکم خودنویس را با جوهر مشکی کاملاً پر میکند. او صبحها با نام و یاد خدا و توسل به امام هشتم(ع)، پشت میز کارش در یکی از اتاقهای این مدیریت مینشیند، دفتر بزرگ حدود ۳۵ در۵۰ سانتیمتری با جلد گالینگور مربوط به ثبت اسناد به همراه پوشههای اسناد را جلویش میگذارد، خودنویسش را برداشته و شروع به کار میکند. حدود چهار سال و نیم است که خودنویس و جوهر رفیق و همدم روزهای کاری او شدهاند. همدم «زهرا آخرتی» کارشناس اسناد مکتوب در مدیریت امور اسناد و مطبوعات آستان قدس رضوی که هر روز کاری مانند یک خادم در محل کارش حاضر میشود و میداند آنچه میکند شاید در ظاهر یکی از کمترین خدماتهاست اما نتایجی ارزشمند در پی دارد. در ادامه، خواندن بخشهایی از گپ و گفت صمیمانه خبرنگار روزنامه قدس با این بانوی ثبّات (ثبتکننده) دستی اسناد آستان قدس رضوی خالی از لطف نیست. وی چهل و سه ساله و دارای مدرک کارشناسی روابط عمومی (گرایش افکارسنجی) بوده و از فروردین ۱۴۰۰ شمسی تاکنون، به ثبت دستی اسناد با خودنویس و جوهر در دفاتر کاغذی به این کار مشغول است.
ابتدا بفرمایید چطور شد که شما وارد این کار یعنی ثبت دستی اسناد در این مدیریت شدید؟
من از سال ۱۳۷۹ شمسی در اداره اسناد آستان قدس رضوی مشغول به کار شدم که در سال ۱۳۸۳شمسی به مدیریت امور اسناد و مطبوعات ارتقا پیدا کرد. حدود ۱۰ سال در دبیرخانه کتابخانه مرکزی حرم مطهر رضوی مشغول به کار بودم، اما در این مدت با مدیریت امور اسناد نیز همکاری داشتم. پیش از من، همکاران دیگری به عنوان ثبّات (ثبتکننده) دستی اسناد آستان قدس رضوی در این مدیریت همکاری میکردند، تا اینکه مسئولان مربوط، نحوه نوشتن و خوشخطی من را دیدند و به من پیشنهاد کردند به عنوان ثبتکننده اسناد با این مدیریت همکاری کنم و حالا چهار سال و نیم است که به این کار مشغولم.
از دوران تحصیل خوشخط بودید یا اینکه کلاس خط و خوشنویسی رفتید؟
از دوران نوجوانی و جوانی و تحصیل در دبیرستان من خوشخط بودم. یادم هست که در آن دوران، پدر و مادرم معمولاً هر وقت که میخواستند نامه یا نوشته مهمی را بنویسند، به من میدادند و برایشان مینوشتم به خصوص پشت پاکت کارتهای دعوت به مراسم عروسی و ازدواج، نامههای رسمی اداری، هنگام مراجعه به ادارههای دولتی و... هر چند که این خوشخطی من شاید مربوط به علاقه، ذوق و استعداد شخصی هم باشد، اما به نظرم، این خوشخطی را بیشتر مدیون تمرین و ممارست هستم. همیشه و هر وقت فرصت کنم به تمرین خط میپردازم.
با توجه به وجود برنامهها و نرمافزارهای پیشرفته رایانهای، ابزار و تجهیزات حافظه جانبی، هاردها و... چرا شما هنوز به صورت دستی، اسناد را در دفاتر ثبت میکنید؟
به منظور اطمینان از ثبت دقیق و مطابق واقعیت و جلوگیری از هر گونه خدشه، جعل، تغییر، جرح و تعدیل (حذف و اضافه) مطالب اسنادی مربوط به عنوان، موضوع، محتوای اسنادو... مطابق آییننامه و دستورالعمل موجود، شخص ثبات (ثبتکننده اسناد) باید با خودنویس و جوهر مشکی و با خط خوش و خوانا، اسناد را در دفاتر ثبت اسناد سازمان کتابخانهها، موزهها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی ثبت کند. همچنین ثبت اسناد در دفاتر مربوط از این جهت مهم است که اگر به دلایل گوناگون و حوادث مختلف، برای سوابق ثبت شده در رایانهها اتفاقی بیفتد و حافظه و پوشههای ثبت رایانهای و سوابق دیگر دچار مشکل شوند، سابقه ثبت دستی اسناد در دفاتر مربوط، به عنوان یک منبع موثق ارزشمند و یک سابقه قابل اعتماد و اطمینان در صورت لزوم مورد استفاده قرار میگیرد.
کمی از کارتان و سختیهای آن برایمان بگویید.
اسناد مختلفی در مخزن اسناد مدیریت امور اسناد و مطبوعات آستان قدس رضوی شامل «مبایعهنامهها»، «استفتا از علما»، «احکام شرعی»، «قبالههای ازدواج»، «عریضهنامهها»، «اسناد روشنایی حرم مطهر رضوی»، «برخی از وقفنامهها»، «اسناد دیوانی»، «گزارشها»، «نامههای اداری و مالی»، «قبوض رسید»، «آییننامهها و بخشنامهها»، «نامههای تجاری» و... وجود دارد که پس از اینکه فرایند دریافت اسناد و ورود به مخزن یعنی مراحل «ارزشیابی»، «طبقهبندی و فهرستنویسی اسناد»، «بازبینی نهایی» و «تحویل اسناد به بخش مخزن» انجام شد، آن گاه نوبت به مرحله «ثبت اسناد در دفاتر ثبت شماره اموالی» با خودنویس و جوهر مشکی میرسد. به علت ماندگاری نوشتار در دفاتر اسناد، نوشتن اسناد باید با خودنویس و جوهر مشکی مرغوب انجام شود، زیرا نوشتن با خودنویس هیچگاه یا حداقل به راحتی پاک و محو نمیشود و دهها و یا صدها سال باقی میماند. چنانچه اسناد موجود از صدها سال پیش نیز با خودنویس و جوهر نوشته شدهاند. پس از این مرحله، اطلاعات و موارد مرتبط با اسناد در رایانه و نرمافزارهای مربوط، اصطلاحاً «ثبت اطلاعات» میشوند. البته کار کردن و نوشتن با خودنویس به راحتی خودکار، مداد و... نیست و سختیهای خود را دارد. در ثبت دستی اسناد تمرکز، حواس جمع، صبر و حوصله و... نیاز است. بماند که استرس و نگرانی و حساسیت مربوط به ثبت صحیح دستی اطلاعات اسناد در دفاتر هم کم نیست. اینها را اضافه کنید به ایجاد حساسیتها و خارشهای پوستی در اثر تماس دست و پوست با برخی از اوراق اسناد قدیمی و... که از جمله سختیهای این کار به شمار میرود، اما با همه این سختیها، من کارم را بسیار دوست دارم. خودنویس، جوهر و دورههای تاریخ، همدم من هستند.
از خاطراتی که از ثبت دستی اسناد برایتان باقی مانده، بگویید.
نخستین سندی که با خودنویس در دفاتر ثبت کردم مربوط به فروردین ۱۴۰۰ شمسی و در دوران کرونا و یک سند اهدایی مربوط به اسناد مبایعهنامهها (سند خرید و فروش ملک و زمین) از دوران قاجاریه (اسناد مبایعهنامه منطقه مشهد و آبکوه) بود. آن موقع احساس عجیبی داشتم. راستش را بخواهید استرس و اضطراب هم داشتم. ابتدا روی یک کاغذ دیگر تمرین کردم، سپس با توکل بر خدا و توسل به امام رضا(ع) شروع به نوشتن کردم. هنوز یادم هست که عدد ۲۱۰هزار را در ستون شماره اموالی نوشتم. احساس میکردم که در آن لحظه تنها ثبتکننده وقایع تاریخ هستم و در تاریخ و دوران گذشته سیر میکردم. پس از آن، موارد مربوط به تاریخ، منشأ سند، عنوان اصلی، درجه اهمیت، زبان و خط سند، نوع سند و... را نوشتم. طی روز کاری اگر پروژه و کار دیگری از سوی مسئولان به من محول نشود، به طور متوسط روزانه ۹۰ تا ۱۱۰ و ماهانه حدود ۲هزار و ۵۰۰ تا ۳هزار سند را با خودنویس ثبت دستی میکنم. به گونهای که از فروردین ۱۴۰۰ تاکنون، حدود ۵۴ هزار شماره اموال اسناد و مشخصات مربوط به آنها را با خودنویس در دفاتر اسناد ثبت کردهام. سختترین سندی که تاکنون ثبت کردهام مربوط به حمله روسیه تزاری در جریان «به توپ بستن گنبد مطهر حرم امام هشتم(ع)» بود.
نظر شما