فرآیند هدایت تحصیلی دانش‌آموزان پایه نهم برای ورود به دوره متوسطه دوم، پس از پایان امتحانات خردادماه آغاز می‌شود و دانش‌آموزان می‌توانند با مراجعه به سامانه my.medu.ir و پنجره واحد خدمات الکترونیک وزارت آموزش و پرورش، نمون‌برگ هدایت تحصیلی خود را دریافت کنند.

دانش‌آموزان پس از دریافت فرم هدایت تحصیلی می‌توانند برای دریافت خدمات راهنمایی و مشاوره تحصیلی به مشاوران مدارس مراجعه کنند. بر اساس برنامه تعیین‌شده، دانش‌آموزانی که در فرم خود اولویت «الف» را کسب کرده‌اند، دو هفته برای ثبت‌نام در رشته پیشنهادی فرصت دارند و پس از پایان این مهلت، نوبت به ثبت‌نام دانش‌آموزان دارای اولویت «ب» می‌رسد.

برای دانش‌آموزانی که در نمون‌برگ هدایت تحصیلی خود هیچ اولویتی کسب نکرده‌اند یا اولویت رشته مورد علاقه‌شان درج نشده است نیز امکان شرکت در آزمون تعیین رشته مجدد پیش‌بینی شده است. توصیه شده است این دانش‌آموزان در صورت تمایل به شرکت در آزمون، ابتدا ثبت‌نام خود را در رشته پیشنهادی انجام دهند تا در صورت عدم کسب نمره لازم در آزمون تعیین رشته، ظرفیت رشته موجود را از دست ندهند.

پس از صدور نمون‌برگ هدایت تحصیلی، مشاوران مدارس به مدت دو هفته خدمات مشاوره فردی را به دانش‌آموزان و والدین آنان ارائه می‌کنند. همچنین کارشناسان سامانه ۱۵۷۰ نیز خدمات راهنمایی و مشاوره تحصیلی را در اختیار دانش‌آموزان قرار می‌دهند.

ظرفیت رشته‌ها و زمینه‌های تحصیلی نیز از سوی معاونت آموزش متوسطه در سامانه هدایت تحصیلی بارگذاری شده است و دانش‌آموزان برای ورود به هر رشته باید مطابق جدول حدنصاب رشته‌ها، شرایط لازم را کسب کنند.

بازه زمانی اجرای هدایت تحصیلی از زمان صدور فرم آغاز می‌شود و تا پایان شهریور ادامه دارد. دانش‌آموزانی که در امتحانات خردادماه موفق به کسب نمره قبولی نشده‌اند، پس از شرکت در امتحانات شهریور و اعلام نتایج، مشمول صدور نمون‌برگ هدایت تحصیلی خواهند شد.

در فرآیند هدایت تحصیلی، نظر دانش‌آموز ۱۰ درصد، عملکرد تحصیلی ۳۵ درصد، نتایج آزمون‌های مشاوره‌ای شامل استعداد، رغبت، شخصیت و ارزش‌های تحصیلی ـ شغلی ۳۰ درصد، نظر معلمان ۱۰ درصد، نظر والدین ۵ درصد و نظر مشاور ۱۰ درصد از امتیاز نهایی را تشکیل می‌دهد.

هدف از در نظر گرفتن این معیارها، کمک به دانش‌آموز برای انتخاب آگاهانه رشته تحصیلی و قرار گرفتن در مسیری متناسب با توانایی‌ها، علایق و شرایط تحصیلی اوست.

بر اساس ضوابط اعلام‌شده، تغییر نمرات پایه نهم پس از بازه‌های زمانی تعیین‌شده، تنها با کسب مجوز از کمیسیون استان امکان‌پذیر است. همچنین برای اصلاح نمون‌برگ هدایت تحصیلی، ارائه مستندات قانونی و مکاتبه اداری با اداره کل امور تربیتی، مشاوره و مراقبت در برابر آسیب‌های اجتماعی ضروری خواهد بود.

برای دانش‌آموزانی که در نمون‌برگ هدایت تحصیلی حدنصاب ورود به یک رشته یا زمینه خاص را کسب نکرده‌اند اما همچنان متقاضی آن رشته هستند، آزمون تعیین رشته مجدد همزمان با آزمون‌های تجدیدی در شهرستان‌ها، مناطق و نواحی برگزار خواهد شد. مشاوران مدارس نیز موظف‌اند دانش‌آموزان و والدین آنها را درباره این فرآیند راهنمایی و فرم درخواست آزمون تعیین رشته مجدد را تکمیل کنند.

در صورتی که دانش‌آموز در آزمون تعیین رشته مجدد نمره لازم را در درس مربوطه کسب کند، نمون‌برگ هدایت تحصیلی جدید برای او صادر می‌شود. پس از صدور این فرم، دانش‌آموز در صورتی که در شهریورماه هنوز ظرفیت خالی در رشته موردنظر وجود داشته باشد، می‌تواند برای ثبت‌نام اقدام کند.

با توجه به اینکه بخشی از متقاضیان تعیین رشته مجدد قصد ادامه تحصیل در مدارس غیردولتی را دارند و معمولاً ظرفیت این مدارس در بسیاری از مناطق به طور کامل تکمیل نمی‌شود، تمامی مناطق موظف شده‌اند آزمون تعیین رشته مجدد را برای همه رشته‌ها و زمینه‌های تحصیلی برگزار کنند.

با این حال، در شیوه‌نامه هدایت تحصیلی تأکید شده است که کسب حدنصاب لازم، شرط ضروری ورود به یک رشته محسوب می‌شود، اما به تنهایی کافی نیست و وجود ظرفیت خالی در آن رشته در منطقه نیز شرط ثبت‌نام خواهد بود. از این رو، مدیران و مشاوران مدارس باید دانش‌آموزان و والدین آنها را نسبت به این موضوع و محدودیت ظرفیت‌ها آگاه کنند.