در همین ارتباط، «زهرا فاطمی مقدم» کارشناس مسئول ارزشیابی و پیش‌آرشیو اسناد در اداره اسناد سازمان کتابخانه‌های آستان قدس رضوی معتقد است، در فرایند آرشیو اسناد، «ارزشیابی» مهم‌ترین فعالیت به حساب می‌آید.در ادامه برش‌هایی از گفت‌وگو با وی به مناسبت ۱۹ اردیبهشت روز «اسناد ملی و میراث فرهنگی» را می‌خوانید.

ارزشیابی اسناد به چه معناست و چرا معتقدید مهم‌ترین فعالیت در فرایند آرشیو است؟
ببینید وظیفه اصلی آرشیوها جمع‌آوری، حفظ و نگهداری، ساماندهی، اطلاع‌رسانی و ایجاد دسترسی به اسناد است چون نگهداری همه اسناد هزینه‌های بالایی دارد و در ضمن ممکن است خیلی از آن‌ها کمکی به پژوهشگران نکند، پس باید تنها اسنادی که واجد ارزش نگهداری دائمی هستند باقی بمانند. در واقع نخستین چالش پیش روی آرشیوها، انتخاب اسناد قابل نگهداری است.
برای همین می‌گوییم ارزشیابی در واقع نوعی شناسایی و انتخاب اسناد به منظور نگهداری دائمی آن‌ها براساس ارزش‌های مالی، اداری، تاریخی، مذهبی، دینی و اجتماعی است. ما اگر بخواهیم مجموع فعالیت‌های آرشیوی را روی همه اسناد و مدارک انجام بدهیم، وقت و سرمایه زیادی به هدر می‌رود. 

این ارزشیابی اسناد که گفتید در مراکز آرشیوی از جمله مرکز اسناد آستان قدس رضوی چگونه انجام می‌شود؟
اول اینکه به طور کلی فقط اسناد بالای ۴۰سال قدمت، واجد ارزش نگهداری تشخیص داده می‌شوند. موضوع مهم دیگر، انتخاب و بهره‌گیری از آرشیویست‌ها یا همان بایگان‌های حرفه‌ای و باتجربه و تعیین خط مشی برای انتخاب اسناد است. نخستین اقدام در ارزشیابی اسناد به ویژه در مورد اسناد سازمانی از سوی آرشیوها؛ شناخت سازمان‌ها و اسناد مرتبط با آن‌هاست. برای این کار ابتدا باید بایگانی‌های سازمان‌ها و مؤسسه‌ها شناسایی شده و ضمن مراجعه به بایگانی‌ها، به تهیه فهرستی از اسناد اقدام کرد. همچنین به منظور شناخت اسناد هر سازمان ابتدا باید تشکیلات و شرح وظایف هر یک از واحدهای آن سازمان را دقیقاً مطالعه کرد تا ارتباط اسناد با این وظایف مشخص شود.
مرحله بعدی، گزینش اسناد است. در ارزشیابی اسناد اولویت نخست، «انتخاب اسناد حیاتی» است که نگهداری آن‌ها برای ادامه حیات هر سازمان ضروری است مانند اساسنامه‌ها، قراردادها، اسناد 
حقوقی و...، اولویت بعدی در انتخاب اسناد بسته به دیدگاه بایگان‌هاست. 
از آنجایی که ارزشیابی یک سند بسیار مهم است و به ویژه با عدم انتخاب یک سند و امحای نادرست آن آسیب‌های جبران‌ناپذیری به پیکره سازمان تولیدکننده و حتی گاه هویت ملی وارد می‌شود، به همین منظور باید اصول و چارچوب‌هایی برای ارزشیابی در نظر گرفت که مواردی مانند معیارهای ارزش‌گذاری اسناد، روش دریافت اسناد (به دو صورت انفعالی و پویا) و تعیین ارزش‌های اسناد (یعنی تقسیم اسناد به ارزش‌های اولیه و ثانویه) به عنوان برخی از اصول ارزشیابی قلمداد می‌شوند و این موضوع نقش تعیین کننده‌ای در تصمیم‌گیری نهایی دارد. باید دقت کرد تا زمانی که اسناد دارای ارزش اولیه هستند، باید در بایگانی سازمان‌ها نگهداری شوند و تنها وقتی اسناد از ارزش اولیه خارج و واجد ارزش ثانویه شدند باید به آرشیو منتقل شوند.

مهم‌ترین چالش‌های پیش رو در ارزشیابی اسناد چیست؟
یکی از مهم‌ترین چالش‌ها عدم همکاری سازمان‌ها و مدیران مربوطه در زمینه تعیین تکلیف اسناد، بی‌توجهی به اهمیت اسناد و ضرورت حفظ و نگهداری آن‌هاست. موضوعی که سبب حبس هزاران برگ سند در دستگاه‌ها شده و این در حالی است که ارزشیابی به موقع اسناد نه تنها از سردرگمی پژوهشگران و علاقه‌مندان جلوگیری می‌کند بلکه موجب پردازش صحیح اطلاعات اسناد شده و بازیابی آن را برای مدیران سازمان‌ها نیز ممکن می‌کند. امحای بدون مجوز اوراق اداری و یا نگهداری نادرست اسناد در برخی سازمان‌ها و یا افراد نیز از دیگر چالش‌های پیش رو در حوزه ارزشیابی اسناد است که سبب وارد آمدن آسیب‌های بسیار جدی در این حوزه شده است. در واقع به جز سازمان‌ها، اسناد زیادی نیز در نزد مردم و در شرایط نامطلوب نگهداری می‌شوند و این در حالی است که اسناد به محلی استاندارد برای نگهداری نیاز دارند و 
هر گونه تغییر شرایط (دما، میزان رطوبت، فشار هوا و...) موجب از بین رفتن اسناد می‌شود. باید توجه داشت اسناد هدیه نسل‌های پیشین به نسل امروز است و میزان توجه به آن نشانه فرهیختگی ملت‌هاست.