به موجب ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی، اسنادی که در اداره ثبت اسناد یا دفاتر رسمی اسناد رسمی بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند، رسمی است. به موجب ماده ۱۲۸۸ قانون مدنی اسنادی که رسمی نباشند، عادی محسوب می‌شوند.

مالکیت در بسیاری از مواقع تنها با وجود سند رسمی مستقر می‌شود. در خصوص معاملات املاک و اموال غیرمنقول ذاتی (اموالی که ذاتاً قابل انتقال از مکانی به مکان دیگر نیستند) و نیز در مورد بعضی از اموال منقول مثل خودرو و موتورسیکلت و همچنین سهام با نام شرکت‌ها وجود سند رسمی ضرورت داشته و دارد. تنظیم سند رسمی در این موارد جزو تعهدات طبیعی و منطقی فروشنده و مالک قبل است. در صورتی که فروشنده با میل خود به هر بهانه‌ای اقدام به تنظیم سند رسمی نکند خریدار می‌تواند الزام وی را به تنظیم سند رسمی از محاکم بخواهد؛ به این دعوا و خواسته، دعوای الزام به تنظیم سند رسمی گفته می‌شود.

چرا الزام به تنظیم سند رسمی؟
«سند رسمی» از مهم‌ترین وسایل حفاظت از حق و از بهترین ابزارها برای اثبات ادعای شما در دادگاه است. اگر مالی را معامله کرده باشید ولی هنوز سند رسمی به ‌نام شما تنظیم نشده باشد، به‌طور کلی از دو جهت ممکن است حقوق شما در معرض خطر یا تضییع قرار گیرد. یکی از این نظر که مالکیت شما زیرسؤال برود و در جایی که لازم باشد مالکیت خودتان را اثبات کنید به زحمت و دردسر بیفتید یا دیگران از این موقعیت شما که سند رسمی ندارید، سوءاستفاده کنند.
دیگر اینکه اختیارات شما محدود می‌شود؛ برای مثال شاید دیگر نتوانید به‌راحتی مال را معامله کنید یا در رهن بگذارید.
مردم اغلب و عرفاً در معامله ملک به این صورت عمل می‌کنند که ابتدا در دفتر املاک مبایعه‌نامه‌ای امضا می‌کنند، خریدار قسمتی از مبلغ ملک را می‌پردازد و پرداخت بقیه مبلغ در مقابل تنظیم سند رسمی توسط فروشنده، به‌روز دیگری موکول می‌شود. دعوای «الزام به تنظیم سند رسمی ملک» وقتی مطرح می‌شود که با فرا رسیدن روز موعود و در حالی که خریدار حاضر به انجام تعهد خود یعنی پرداخت بقیه مبلغ است، فروشنده برای تنظیم سند رسمی در دفتر ثبت اسناد حاضر نمی‌شود یا مقدمات انتقال سند رسمی را فراهم نمی‌کند. در ادامه به نکات مهمی در خصوص دعوای الزام به تنظیم سند اشاره می‌شود.

اثبات وقوع بیع
برای الزام طرف مقابل (فروشنده) به تنظیم سند رسمی، مهم‌ترین مسئله این است که بتوان اصل وقوع بیع و انتقال مالکیت مال به خود را نزد دادگاه ثابت کرد. وقتی دادگاه بیع را احراز کند و انتقال را قانونی و شرعی تشخیص دهد، حکم به الزام خوانده (فروشنده یا همان مالک سابق) به تنظیم سند رسمی صادر می‌کند. بنابراین، متن مبایعه‌نامه یا هر سند عادی که هنگام معامله امضا می‌شود باید طوری تنظیم شده باشد که به‌صراحت انجام معامله و انتقال مالکیت را برساند. وکالت‌نامه نمی‌تواند حق مالکیت ایجاد کند؛ در کنار وکالت‌نامه لازم است مبایعه‌نامه نیز تنظیم شود؛ چرا که وکالت یک عقد جایز است که با فوت یکی از طرفین قرارداد، غیرمعتبر می‌شود.
بهترین کار در مواقعی که به هر دلیلی در هنگام معامله، سند رسمی تنظیم نمی‌شود و به تنظیم مبایعه‌نامه یا هر چیز دیگری جز سند رسمی اکتفا می‌شود، این است که از طرف دیگر معامله تعهدی مبنی بر تنظیم سند رسمی به نام خود گرفته شود. با انجام این کار، اصولاً دیگر نیازی به اثبات وقوع بیع یا انتقال مالکیت در دادگاه نبوده و پرونده روند سریع‌تری را طی خواهد کرد.
درصورت ایفا نکردن تعهد، متعهدله می‌تواند پس از ارسال اظهارنامه برای متعهد، با مراجعه به دادگاه دعوای حقوقی الزام به تنظیم سند رسمی علیه متعهد اقامه کرده و هزینه دادرسی این دعوا را نیز از متعهد مطالبه کند.
حتی اگر در قرارداد یا مبایعه‌نامه حضور در دفترخانه و انتقال رسمی ملک شرط نشده باشد، خریدار می‌تواند به استناد ماده ۲۲۰ قانون مدنی فروشنده را به حضور در دفترخانه و انتقال رسمی مورد معامله ملزم کند. زیرا واگذاری انتقال مالکیت رسمی از متعلقات و لوازم عرفی چنین معامله‌ای است و در نظر عرف مانند این است که در قرارداد ذکر شده است.

احراز هویت و مالکیت فروشنده
هنگام معامله برای احراز هویت و مالکیت فروشنده باید از این موارد اطمینان حاصل کرد: اطمینان از اینکه فروشنده یا طرف قرارداد، اهلیت قانونی برای معامله دارد؛ برای مثال ورشکسته یا محجور نباشد. اطمینان از اینکه کسی که تعهد را امضا می‌کند، همان کسی است که مال به نام وی ثبت شده است؛ اگر مال به نام فروشنده ثبت نشده و با سند عادی به او منتقل شده، اطمینان از اینکه سند عادی این سلسله ایادی را به‌درستی نشان می‌دهد. اگر وکیل فروشنده تعهد را امضا می‌کند، کسب اطمینان از اعتبار وکالت‌نامه وی.
اگر ملک به نام فروشنده یا کسی که در دادخواست به ‌عنوان خوانده ذکر شده به ثبت نرسیده باشد، دادگاه به رد دعوا اقدام می‌کند زیرا همین که ملکی مطابق قانون در دفتر املاک به ثبت رسید؛ دولت فقط کسی را که ملک به اسم او ثبت شده و یا کسی را که ملک مزبور به او منتقل شده و این انتقال نیز در دفتر املاک به ثبت رسیده یا اینکه ملک مزبور از مالک رسمی ارثاً به او رسیده باشد، مالک خواهد شناخت.
«ایادی متعدد» یا «ایادی ماقبل» یک اصطلاح برای شرایطی است که برای مثال وقتی ملک از آقای الف خریداری شده ولی ملک به نام خود او در دفتر اسناد ثبت نشده است. بلکه آقای الف ملک را از خانم ب و او ملک را از آقای ج خریده و نام آقای ج است که به ‌عنوان مالک ثبت شده است. در چنین حالتی پیش از اینکه دادگاه به دعوای الزام به تنظیم سند رسمی رسیدگی کند، باید سلسله ایادی را احراز کند تا ثابت شود انتقال مالکیت به ‌درستی صورت گرفته است. بنابراین باید دعوای الزام به تنظیم سند رسمی را به طرفیت همه ایادی ما قبل تا شخص فروشنده اقامه کرد؛ یعنی آقای الف، خانم ب و آقای ج؛ در غیر این‌صورت دادگاه اقدام به رد دعوا می‌کند.

خصوصیات مورد معامله (مبیع)
ملک مورد معامله باید طلق (آزاد) بوده و در رهن نباشد؛ برای مثال اگر ملک در رهن بانک است، باید دعوای الزام به فک رهن نیز در ردیف خواسته درج شود.همچنین برای جلوگیری از اینکه فروشنده پیش از تنظیم سند رسمی، ملک را با شخص دیگری قرارداد کند، می‌توان از دادگاه تقاضای دستور موقت کرد.
فک رهن ملک، دریافت مفاصاحساب مالیاتی، پرداخت عوارض شهرداری، تفکیک ملک و… از مقدمه‌های تنظیم سند رسمی است. بنابراین برای درخواست آن‌ها نیازی به طرح دعوای مستقلی نبوده و همه این‌ها را می‌توان ضمن دادخواست الزام به تنظیم سند رسمی، درخواست کرد. همچنین پیش از اقامه دعوی باید مطمئن بود ملک مورد معامله دارای پایانکار و گواهی عدم خلاف از شهرداری است زیرا صدور و انتقال سند منوط به وجود این موارد است.
ملک باید دارای سابقه ثبتی یا در جریان ثبت باشد بنابراین برای املاکی که سابقه ثبتی ندارند یا در جریان ثبت نیستند، انتقال سند رسمی موضوعیت نداشته و در چنین موقعیتی باید دادخواست «الزام مالک به ثبت ملک و تنظیم سند رسمی» اقامه کرد تا دعوا قابل رسیدگی باشد.
آنچه گفته شد در مورد بیع عین معین و اموال موجود است و مالی که به وجود نیامده و در واقع موضوع قرارداد تعهد به واگذاری مالی است که در حال حاضر موجود نیست مثل قرارداد پیش فروش آپارتمان مشمول مقررات مخصوصی می‌شود که باید به آن‌ها مراجعه کرد.

خبرنگار: حامد پورکبیر