البته بعدها یعنی در سال‌های ۱۳۱۶ و ۱۳۵۴ با وضع قوانین جدید، از جمله قانون «دفاتر رسمی»، وظیفه تنظیم و رسمیت بخشیدن به عقود و قراردادها از اداره ثبت جدا و این وظیفه و همچنین بخش دیگری از وظایف دستگاه اجرایی مثل تأیید و گواهی صحت امضاهای غیرمالی، مشاوره به مردم، وصول برخی درآمدهای دولت مانند مالیات و... بر عهده محضرهای رسمی یا همان دفترخانه‌ها به عنوان یک نهاد تخصصی مدنی محول شد.

مزایای اسناد رسمی
علی خندانی، رئیس کانون سردفتران و دفتریاران در خصوص اهمیت و نقش این دفاتر به قدس می‌گوید: به نسبت اسناد عادی، جایگاه و اعتبار اسناد رسمی در کشور کاملاً خاص و ممتاز و برگرفته از قوانین حاکم در کشور است؛ از قانون ثبت اسناد رسمی و قانون دفاتر اسناد رسمی گرفته تا قانون تجارت و دیگر قوانین مدنی بر اهمیت اسناد رسمی تأکید می‌شود. در واقع اعتباری که قانون و قانون‌گذار و حتی مجریان قانون برای اسناد رسمی قائل‌اند برای اسناد عادی قائل نیستند. یعنی از نظر قانونی، به‌منظور اعتباربخشی به سند رسمی هیچ مشکلی نداریم اما اینکه در جامعه به چه صورت با آن برخورد می‌شود بحث دیگری است.
وی با اشاره به اینکه مزایای سند رسمی هم در قوانین مختلف آمده و کاملاً مشخص و معیّن است، می‌افزاید: انکار و تردید در سند رسمی ممکن نیست؛ یعنی در مواجهه با سند رسمی، اصل و فرض بر اصالت آن است و اگر یکی از دو طرف مدعی بی‌اعتبار بودن سند شود، تنها می‌تواند ادعای جعلی بودنش را داشته باشد که در این حالت هم باید با مراجعه قضایی، آن‌را اثبات کند که این خود یک فرایند پیچیده‌ای است. ضمن اینکه در سال‌های اخیر با رایانه‌ای شدن ثبت بیشتر اسناد چنین ادعاهایی چندان هم مطرح نمی‌شود. اما اسناد عادی به‌راحتی قابل تردید و انکار هستند و اصالت آن‌ها باید ثابت شود.
وی از پذیرش اسناد رسمی از سوی محاکم و مراجع مختلف برای وثیقه، گرفتن تضمین برای دریافت وام از بانک‌ها و... به عنوان مزایای دیگر این اسناد یاد می‌کند و می‌گوید: تاریخ تنظیم سند رسمی نه تنها درخصوص طرفین معامله اعتبار دارد بلکه نسبت به همه‌ اشخاص دیگر هم معتبر است. یعنی اگر تاریخ تنظیم اسناد عادی با سند رسمی مربوط به همان توافق، تناقض داشته باشند، تاریخ سند رسمی معتبر است. از سوی دیگر در اسناد رسمی الزاماتی برای اجرای آن‌ها پیش‌بینی شده است. برای مثال اگر با سند رسمی، ملکی را خریداری کنید که شرط تخلیه در آن گنجانده شده باشد در صورت تخلیه نکردن ملک از سوی فروشنده، فقط کافی است درخواست خود را برای تخلیه به اداره ثبت سازمان ثبت اسناد و املاک ارائه کنید در این صورت بدون هیچ معطلی و هزینه‌ای ملک مورد نظر تخلیه می‌شود.

تلاش برای افزایش اعتبار اسناد رسمی
خندانی با بیان اینکه دستگاه قضایی، نهاد مجلس و دولت کاملاً به اهمیت و مزایای سند رسمی واقف هستند، می‌افزاید: به همین دلیل تلاش می‌کنند اعتبار سند رسمی را بیشتر و شعاع عملکردش را گسترده‌تر کنند که اجرای قانون کاداستر از سوی سازمان ثبت در همین راستاست. یعنی صدور سند رسمی مالکیت برای اراضی و املاک کشور موجب به حداقل رسیدن پرونده‌های زمین‌خواری، جنگل‌خواری، کوه‌خواری و دریاخواری می‌شود.
وی در پاسخ به اینکه چگونه می‌توان مانع ورود ۳۴درصد پرونده‌های ورودی به دستگاه قضایی شد که به گفته مسئولان سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، مستقیم یا غیرمستقیم با حوزه املاک و تنظیم اسناد عادی مرتبط هستند، می‌گوید: برای این منظور علاوه بر توسعه سند رسمی و شتاب بخشیدن به اجرای طرح کاداستر، بهترین راهکار، تصویب و اجرای طرح «ارتقای سند رسمی» یا همان «الزام به تنظیم سند رسمی» است، چون این طرح، مردم را مجبور به تنظیم سند رسمی در خصوص اموال منقول و غیرمنقول می‌کند. یعنی با این طرح همه عقود و قراردادها، معاملات و مراودات درخصوص اسناد ملک و اسناد غیرمنقول حتماً باید از طریق مجاری رسمی و قانونی که بدیهی‌ترین مصداق آن دفاتر اسناد رسمی است، انجام شود. در واقع حتی رهن، بیع‌نامه، هبه و وصیت‌نامه هم باید از کانال دفاتر رسمی صورت گیرد. البته طرح یاد شده که به دلیل اختلاف نظر مجلس و شورای نگهبان از سوی مجمع تشخیص مصلحت نظام در دست بررسی است موضوعات دیگری را هم دربرمی‌گیرد؛ موضوع نقل و انتقالات عادی از آن جمله است که بر اساس آن افراد باید در چهار سال اسناد عادی خود را ثبت رسمی کنند. به هرحال در صورت تصویب نهایی و اجرای این طرح، از بخش قابل توجهی از جرایم مربوط به این حوزه پیشگیری می‌شود.

اسناد رسمی، محلی برای درآمدزایی دولت؟
رئیس کانون سردفتران و دفتریاران اگرچه ادعای بعضی از فعالان این حوزه مبنی بر اینکه فرایند تنظیم اسناد رسمی به محلی برای درآمدزایی و جبران بخشی از کسری بودجه دولت تبدیل شده را رد می‌کند، اما می‌گوید: دولت واقعاً در پی این نیست که از تنظیم اسناد رسمی درآمدی برای خود کسب کند، هرچند در فرایند تنظیم اسناد یک‌سری معوقات دولتی مثل مالیات وجود دارد که باید وصول شود. یکی از موانعی که موجب می‌شود مردم کمتر برای ثبت اموال منقول و غیرمنقولشان به دفاتر اسناد رسمی مراجعه کنند هزینه‌هایی است که هر ساله به این حوزه تحمیل می‌شود.

مشکلات و چالش‌های پیش رو
خندانی در واکنش به اظهارات رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور که گفته بود با برون‌سپاری‌های اخیر و آینده و تعیین تعرفه‌های جدید، بسیاری از مشکلات دفاتر اسناد رسمی رفع خواهد شد هم می‌گوید: این وعده‌ها تاکنون محقق نشده است. در زمینه تعرفه‌ها هم باید گفت اگر چه براساس قانون، تعرفه حق‌التحریر ثبت سند برای یک دوره چهار ساله تعیین می‌شود اما مشکل اینجاست که با وجود افزایش شدید تورم و گرانی اجناس و خدمات در هر سال، هنوز حق ثبت‌ها مربوط به سال ۹۹ است‌. برای مثال سه سال پیش و بر اساس آخرین تعرفه ابلاغی، تحریر یک وکالت کاری ۱۰۰هزار تومان تعیین شده و الان هم همین رقم است. به همین دلیل بیش از ۶۰درصد دفاتر اسناد رسمی در کشور زیانده هستند به‌طوری که حتی نمی‌توانند هزینه‌های دفترشان را تأمین کنند. به همین منظور و برای رفع این مشکل درخواست تجدیدنظر در تعرفه‌ها را به قوه قضائیه ارائه داده‌ایم که امیدواریم مورد توجه قرار گیرد.
وی با ابراز تأسف از اینکه مدتی است صلاحیت دفاتر اسناد رسمی در تنظیم سند رسمی مورد تعرض برخی اصناف و حوزه‌ها قرار می‌گیرد، می‌افزاید: این موضوع یکی دیگر از چالش‌های عمده ما محسوب می‌شود. برای مثال، براساس نظر پلیس، برگ سبزی که با عنوان سند مالکیت هنگام معامله خودرو صادر می‌شود؛ سند قطعی خودرو محسوب می‌شود که این موضوع در واقع تعرض به صلاحیت دفاتر رسمی است که نتیجه آن زیرسؤال رفتن اعتبار سند رسمی و یا کاهش اعتبار آن است. ضمن اینکه مشکلاتی را هم برای مردم به‌وجود می‌آورد.
خندانی تصویب قانون فضای کسب و کار را هم از چالش‌های حوزه دفاتر اسناد رسمی می‌خواند و می‌گوید: البته ما به هیچ وجه با جذب سردفتردار مخالف نیستیم؛ به هرحال دانش‌آموختگان دانشگاه هم باید مشغول به کار شوند. بنابراین در حوزه‌هایی که نیاز به سردفتردار است حتماً باید با برگزاری آزمون، جذب صورت گیرد اما این موضوع باید در چارچوب‌های خاص خود و برمبنای یک استاندارد انجام شود یعنی باید الزامات آن را هم دید. مثلاً اگر قرار است دفتری در یک شهرستان یا یک بخش و محله ایجاد شود باید ظرفیت آن بخش یا محله به لحاظ اقتصادی، مراجعان به دفتر و... مورد توجه قرار گیرد. یا از همه مهم‌تر صلاحیت فردی که می‌خواهد در این سمت فعالیت کند باید از جهات مختلف عمومی، اختصاصی، علمی و... مورد توجه قرار گیرد، تا نه برای شاغلان فعلی مشکلی ایجاد شود و نه برای آن‌هایی که در آینده وارد این حوزه می‌شوند. در غیر این صورت اجرای قانون یادشده مشکلات زیادی را برای سردفتران و همچنین سازمان ثبت و دستگاه قضایی و نظام حقوقی ایجاد می‌کند.

خبرنگار: محمود مصدق