مثلاً اگر از کسی طلبی داریم که شخص حاضر به پرداخت آن نیست یا فردی وظیفه‌ای بر عهده دارد که از انجام آن خودداری می‌کند یا هر ادعای دیگری که نسبت به شخصی داریم، پیش از طرح دعوی در دادگاه، یک فرصت دیگر به طرف مقابل می‌دهیم تا نسبت به ادای دین یا ایفای تعهد اقدام کند. به این نحو که با مراجعه به محل فروش تمبر و اوراق قضایی در مراجع قضایی، فرم اظهارنامه را دریافت کرده و با تنظیم اظهارنامه و ارسال آن برای مخاطب به طور رسمی اقدام به مطالبه حق خود می‌کنیم.

کاربردهای اظهارنامه

اظهارنامه به صراحت ماده ۱۵۶ قانون آیین دادرسی مدنی از راه‌های رسمی مطالبه‌ حق به شمار می‌رود و به تعبیر دیگر وسیله رسمی بیان درخواست و اعلام یک حق یا وضعیت است. تنها مسئله محدودکننده اظهارنامه این است که نباید حاوی مطالب توهین‌آمیز باشد. اظهارنامه قانونی در صورتی که در زمان مناسب و با متن مناسب و تأثیرگذار تنظیم شود برای اظهارکننده می‌تواند بسیار راهگشا باشد و در صورتی که در تنظیم آن دقت لازم به کار گرفته نشود می‌تواند علیه خود اظهارکننده، دلیل محسوب شود. امروزه با تحقق ثبت دعاوی از طریق سیستم رایانه‌ای در مراکز استان‌های سراسر کشور، به سهولت می‌توان به یکی از دفاتر خدمات الکترونیکی مراجعه و نسبت به ثبت اظهارنامه اقدام نمود. در سایر شهرها نیز از طریق مراجعه مستقیم به دادگستری این امر ممکن است. چنانچه طرف دعوی بیشتر از یک نفر باشد به ازای هر نفر یک برگ اضافه می‌شود. به علاوه هنگامی که به وسیله اظهارنامه مطالبی را به طور رسمی به طرف مقابل ارسال می‌کنیم نوشته باید طوری باشد که بعدها قابل اثبات باشد. یکی دیگر از کاربردهای اظهارنامه این است که وقتی می‌خواهیم چیزی را به کسی بدهیم و او حاضر نیست آن را بگیرد، از طریق ارسال اظهارنامه به او تسلیم می‌کنیم. در مواردی برخی افراد می‌خواهند با طرف مقابل خود، صلح و سازش کند که می‌توانند با ارسال اظهارنامه مشکل ایجاد شده بین خود را حل و فصل کند. همچنین گاهی اوقات کسانی که دلیلی برای اقامه دعوی و احقاق حق خود ندارند، می‌توانند با ارسال اظهارنامه و دریافت پاسخ طرف مقابل، در دادگاه به پاسخ ارائه شده از سوی طرف مقابل خود استناد نمایند.

ریزه‌کاری‌های ارسال اظهارنامه

اظهارنامه برای بیان رسمی و محترمانه مطالبات است که امری بسیار مقبول و پسندیده تلقی می‌شود و چه بسا همین اظهار رسمی بسیاری از مشکلات را حل نموده و از حضور افراد مختلف با شئون اجتماعی متفاوت در دادگاه‌ها جلوگیری نماید و مانع از کثرت پرونده‌ها در دادگاه‌ها و اطاله دادرسی شود.

در نوشتن متن اظهارنامه باید مواظب بود مطالبی عنوان نشود که موجب سوءاستفاده طرف مقابل شود و بتواند علیه نویسنده اظهارنامه استفاده نماید. همین‌طور باید از به کاربردن کلمات تهدیدآمیز و غیرمحترمانه پرهیز کنید تا این اظهار شما مستند طرف مقابل قرار نگیرد. جز در مواقع لازم از فرستادن اظهارنامه خودداری نماییم، زیرا ممکن است ارسال اظهارنامه موجب هوشیاری طرف مقابل شود. مثلاً اگر موضوع دعوی شما مطالبه وجه باشد و قصد داشته باشید با صدور قرار «تأمین خواسته» اموال طرف را توقیف کنید او با وصول اظهارنامه این فرصت را پیدا می‌کند که اموال خود را از دسترس شما خارج نماید.

حتماً در پایان متنی که در اظهارنامه نوشته‌اید، به اظهارشونده و مخاطب گوشزد کنید در صورت عدم پاسخ لازم از طرف وی، اقدامات قانونی از جمله مراجعه به مراجع صلاحیت‌دار قضایی را به عمل می‌آورید و در نتیجه مسئولیت پرداخت هزینه‌های دادرسی، حق‌الوکاله وکیل، عنداللزوم حق‌الزحمه کارشناسی و غیره نیز بر عهده وی خواهد بود.