قراردادی که تحت عنوان بیع نامه در بنگاه‌های معاملات املاک یا بیرون از آنجا تنظیم می‌شود، سندی عادی است و به همین دلیل طرفین معامله باید نهایت دقت را در تنظیم آن داشته باشند تا بعدها دچار مشکل نشوند.

گرچه بیعنامه‌هایی که بصورت چاپی و دارای آرم اتحادیه در مشاورین املاک تنظیم می‌شود و با هدف پیشگیری از وقوع معاملات مکرر در قالب اخذ کد رهگیری و بر چسب هولوگرام صورت می‌پذیرد، لیکن این امر دلالت بر رسمی بودن آن‌ها ندارد.

بنابراین تا زمانی که منتهی به صدور سند رسمی در دفترخانه نشود، خریدار نمی‌تواند از امتیازات اسناد رسمی بهره‌مند شود. در مرحله ابتدایی هنگام تنظیم قرارداد در دفاتر مشاورین املاک باید به نکاتی که ذیلاً اشاره می‌شود، توجه داشت.

۱) احراز سمت فروشنده و اختیارات نماینده وی:

به عنوان اولین نکته، بهترین حالت در تنظیم قرارداد ملکی این است که خریدار و فروشنده بعنوان اصیل طرفین عقد قرار گیرند و در واقع بدون واسطه اقدام به امضای آن نمایند.

اما اگر کسی که بیع نامه را امضا می‌کند، خود مالک نیست، بلکه وکیل، ولی یا قیم مالک است، خریدار باید دلایل احراز سمت آن‌ها را بررسی کند و مشخص شود، حدود اختیارات وکیل در وکالتنامه شامل حق فروش و گرفتن بهای معامله هم می‌شود. همچنین اگر امضا کننده، ولی مالک است، خریدار باید مطمئن شود که هنگام معامله توسط ولی، کودک بالغ نشده است.

در جایی نیز که امضاکننده قیم مالک است، باید روشن شود که آیا قیم به تنهایی حق فروش مال وی را دارد یا با دخالت بخش سرپرستی دادستانی چنین حقی برای او در نظر گرفته شده است.

مضافاً اینکه در صورت تعدد مالکین، حتماً باید ذیل بیع نامه را همه آن‌ها به نسبت سهم خود امضاء کنند، مگر اینکه یکی یا برخی از آن‌ها از جانب سایرین بنا به روش‌های اشاره شده دارای اختیارات قانونی باشد.

به علاوه خریدار باید اطمینان حاصل کند که فروشنده ممنوع‌المعامله نباشد، و نیز در صورت کهولت سن، بیماری یا حرکات غیرعادی فروشنده، خریدار باید از عدم حجر وی مطمئن و ترجیحاً شهود معامله را از میان وراث وی انتخاب کند.

در نهایت اینکه، اگر مورد معامله از طریق ارث به فروشنده رسیده باشد، خریدار باید گواهی انحصار وراثت را مشاهده و نیز هویت وراث را احراز کند و فتوکپی برابر اصل آن را نیز از فروشنده بگیرد و تسویه حساب مالیات بر ارث را نیز ملاحظه کند.

۲)درج مشخصات کامل مورد معامله:

خریدار باید مشخصات مالی که قصد خرید آن را دارد، با آنچه در سند قید شده است، مطابقت دهد و درج وصف کامل توابع، منضمات، ملحقات و مشاعات آن مانند انشعاب آب، برق، گاز، تلفن، پارکینگ، انباری و ... که در سند توصیف شده، نیز بسیار ضروری است. بنگاه‌ها نیز باید به طور کلی مشخصات ملک را در بیع نامه ذکر کنند، به خصوص زمانی که این مشخصات مربوط به عیب و نقص مورد معامله است.

همچنین باید تصریح شود که ملک مذکور در تصرف مستأجر نباشد و اگر چنین بود، لازم است ترتیب، مهلت و ضمانت تخلیه مستأجر قید شود. بعلاوه، باید روشن شود که مال در وثیقه یا رهن یا در توقیف نباشد. بخصوص در معاملات بزرگ اخذ تأمین دلیل از طریق شوراهای حل اختلاف مبنی بر استعلام گردش ثبتی بسیار کارگشا خواهد بود.

۳) ادای متقابل تعهدات:

لازم است هنگام تنظیم بیع نامه اولیه، انجام تعهدات طرفین بصورت متقابل تنظیم گردد. بطور مثال پرداخت بخشی از بهای ملک همزمان با تنظیم بیعنامه، پرداخت الباقی آن نیز در قبال تحویل مورد معامله و تنظیم سند رسمی انتقال تقسیط گردد و تا زمانیکه مورد معامله تحویل نشده و یا سند رسمی انتقال نیافته، خریدار از پرداخت کل قیمت مورد معامله خودداری کند. فروشنده نیز باید مورد معامله را قبل از دریافت تمام بهای معامله به خریدار تحویل ندهد.

بهتر است در قرارداد تصریح شود در صورت عدم پرداخت مابقی ثمن در موعد مقرر از طرف خریدار، یا عدم تحویل یا انتقال رسمی مورد معامله در تاریخ مقرر توسط فروشنده، هر یک از طرفین که تعهد بنفع اوست حق فسخ معامله را دارا بوده تا از طریق ارسال اظهارنامه اعلام و پس از تأیید و تنفیذ توسط دادگاه، قادر شود مورد معامله را به دیگری منتقل، یا مبالغ پرداختی را باز پس گیرد.

ضمناً لازم است فروشنده جهت دریافت قیمت معامله اطمینان حاصل کند و به شرح بند بعدی، شروطی در قرارداد گنجانده شود که در صورت عدم پرداخت قیمت یا ناتوانی از پرداخت، برای فروشنده حق بر هم زدن معامله وجود داشته باشد.

۴) استفاده از روش‌های پرداخت مطمئن:

امروزه با تعبیه سامانه‌های پرداخت و روش‌های الکترونیکی، نقل و انتقال بهای معاملات تسهیل گردیده، ولی چنانچه گزینه پرداخت بوسیله چک باشد، باید اطمینان حاصل نمود که چک از حساب مسدود صادر نشده، یا چک سرقتی نبوده و نیز امضای آن مجعول نباشد. به هر حال توصیه می‌شود که حتی الامکان فروشنده در چنین حالتی چکی را که از حساب شخص خریدار و در حضور وی صادر می‌شود، دریافت نماید.

۵) اطمینان از امکان انتقال رسمی ملک:

باید دقت شود که در خصوص معامله بر املاک در متن بیع نامه به گونه‌ای تصریح شود در صورتیکه معلوم گردد مالکیت مورد معامله به هر علتی متعلق به دیگری بوده و ناقل حق فروش آنرا نداشته است، یا به هر شکلی موضوع حق ثالث باشد، فروشنـده موظف به استرداد ثمن معامله معادل قیمت روز ملک می‌باشد.

در این راستا بویژه در معاملات بزرگ ترجیح دارد فروشنده در مقام پیشگیری از مسائل این چنینی، با اخذ جریان ثبتی به روز، از طریق تأمین دلیل و درخواست گردش ثبتی از اداره ثبت مربوطه، اطمینان خریدار را جلب کند.